Si hablás con dueños de restaurantes vas a escuchar dos frases: "hacemos inventario una vez al mes" y "el sistema me dice cuánto stock tengo". Las dos son ciertas pero responden cosas distintas. Acá la diferencia entre inventario perpetuo e inventario ciego, y por qué necesitás ambos.
Inventario perpetuo
Es el inventario calculado automáticamente por tu sistema (o software). Cada vez que pasa algo, el stock se actualiza:
- Recibís 10kg de papas → stock sube 10kg
- Vendés 5 porciones de papas fritas (200g c/u según escandallo) → stock baja 1kg
- Registrás 500g de merma por vencimiento → stock baja 500g
- Hacés un traspaso de 2kg a otra sucursal → stock baja 2kg
El sistema siempre sabe cuánto stock teórico hay, en tiempo real. Es lo que ves en tu dashboard cuando entrás a Inventario.
Ventajas
- Info en tiempo real (no esperás al cierre del mes)
- Alertas automáticas de stock bajo
- Sugerencias de compra automatizadas
- Costo del inventario actualizado constantemente
Limitaciones
- Es teórico: refleja lo que el sistema cree, no necesariamente lo que hay
- Cualquier error de registro propaga error a futuro
- Si alguien se lleva un insumo sin registrarlo, el sistema nunca lo detecta
- No detecta robo, errores de pesado, ni recepciones incorrectas
Inventario ciego
Es un conteo físico que se hace sin ver lo que dice el sistema. Justamente "ciego" porque la persona que cuenta no sabe cuánto debería haber, así no se autoinfluencia.
Cómo funciona
- El sistema genera una planilla con la lista de insumos sin cantidades
- Un encargado (bodeguero, chef, dueño) cuenta físicamente cada insumo
- Anota la cantidad real en la planilla
- Carga los conteos en el sistema
- El sistema compara: cantidad real vs cantidad teórica = varianza
La varianza es donde está la información valiosa. Si el sistema decía que había 12kg de papas y físicamente hay 9.5kg, se perdieron 2.5kg que no se registraron en ningún lado.
Ventajas
- Detecta merma operacional (porciones grandes, robo, errores de registro)
- Sincroniza el sistema con la realidad
- Genera evidencia para identificar puntos de fuga
- Acostumbra al equipo a saber que se controla (efecto disuasorio)
Limitaciones
- Requiere tiempo del equipo (1-3 horas según tamaño)
- Se hace en período no operativo (madrugada o día sin servicio)
- Si se hace mal, peor que no hacerlo (genera datos falsos)
- Hay que detener entradas y salidas durante el conteo
Cómo se complementan
Inventario perpetuo + Inventario ciego = control real de tu cocina. Cada uno responde una pregunta distinta:
| Sistema | Pregunta que responde |
|---|---|
| Perpetuo | ¿Cuánto stock TEORICO tengo ahora? |
| Ciego | ¿Cuánto stock REAL tengo? ¿Coincide con el teórico? |
| Comparación | ¿Cuánto perdí sin que nadie lo registrara? |
El concepto clave: varianza
La diferencia entre lo que el sistema decía (perpetuo) y lo que físicamente había (ciego) se llama varianza de inventario. Es la merma silenciosa que ningún escandallo refleja. Detectarla es la única forma de actuar sobre ella.
Cuándo hacer cada uno
Perpetuo: siempre activo
No es algo que "se hace". Está corriendo siempre. Solo asegurate de:
- Registrar cada recepción al recibir mercadería (idealmente con OCR de factura)
- Registrar producción diaria al final de cada turno
- Registrar merma cuando ocurre
- Cargar traspasos entre sucursales
Ciego: con frecuencia según el insumo
| Tipo de insumo | Frecuencia recomendada |
|---|---|
| Proteínas caras (filete, salmón, cerdo) | Semanal |
| Insumos sensibles (azúcar, aceite premium, quesos) | Quincenal |
| Vegetales perecibles | Semanal |
| Granos / enlatados / no perecibles | Mensual |
| Inventario completo | Mensual |
Tip operativo
No tenés que hacer inventario ciego TOTAL todas las semanas. Hacé conteos parciales por categoría: lunes carnes, miércoles verduras, viernes secos. Distribuye el esfuerzo y mantenés control sin sobrecargar al equipo.
Cómo hacer un inventario ciego bien
- Definí cuándo: día sin servicio o antes de abrir (no en medio del shift)
- Quién cuenta: persona distinta a quien hace recepciones (control cruzado). Idealmente dueño o jefe de cocina
- Cerrá entradas/salidas: nadie agrega o saca insumos durante el conteo
- Generá la planilla ciega desde el sistema (sin cantidades teóricas visibles)
- Contá insumo por insumo con balanza para los que están en kg/g
- Cargá los conteos al sistema
- Revisá varianzas importantes (>5% del valor del insumo)
- Investigá las anómalas: ¿es robo? ¿error de pesado? ¿merma no registrada?
- Ajustá el stock según el conteo real (el sistema sincroniza)
Errores típicos
- Hacer el conteo con la planilla teórica visible → ya no es ciego
- Contar mientras el restaurante opera → entradas/salidas mezclan los números
- Una sola persona sin control cruzado → riesgo de fraude interno
- No actuar sobre las varianzas detectadas → el inventario ciego pierde sentido si solo registrás, no investigás
- Hacerlo cada 6 meses → demasiado tarde para detectar problemas operativos
Resumen
- Perpetuo = stock teórico calculado en tiempo real por el sistema
- Ciego = conteo físico sin ver el teórico, detecta varianza real
- Los dos se complementan, no son alternativos
- La varianza ciego vs perpetuo es la merma silenciosa, donde se esconde el robo y los errores
- Frecuencia: perpetuo siempre, ciego semanal para insumos sensibles y mensual para todo
- Errores típicos: contar con planilla teórica visible y no investigar las varianzas
Inventario ciego digital
Shelettin tiene módulo de inventario ciego: genera la planilla, hace el cierre temporal de entradas/salidas, te muestra varianzas con color (verde/amarillo/rojo según gap) y permite que el sistema se reajuste con un click. Sin Excel, sin papeles.